M-Files – Die intelligente Lösung für komplexe Anforderungen

Täglich gehen unzählige E-Mails mit Anhängen im Unternehmen ein – ob Bewerbungen, Verträge, Baupläne oder Kundenkorrespondenz. Die manuelle Sichtung, Zuordnung und Ablage dieser Anhänge kostet Zeit und bindet Ressourcen. ​ Diese Lösung: Automatisierung Mehrere E-Mail-Anhänge werden automatisch ausgelesen, per OCR erkannt (auch bei eingescannten Dokumenten) und je nach Inhalt korrekt zugeordnet – als Rechnung, Angebot, Vertrag oder ein anderes Objekt. Die Dokumente werden dann direkt in den richtigen digitalen Prozess oder an den zuständigen Ansprechpartner übergeben. Typische Einsatzbereiche:Personalabteilungen: Bewerbungen mit Lebenslauf, Zeugnissen und Co. Immobilienverwaltungen: Exposés, Grundrisse, Angebote Kanzleien und Notariate: Schriftverkehr, Mandantenunterlagen Technischer Support oder Vertrieb: Reklamationen, Preislisten, BestellungenFür Unternehmen mit hohem E-Mail AufkommenBesonders leistungsfähig wird die Lösung durch die intelligente Dokumentenerkennung: Die Software erkennt automatisch, worum es sich bei einem Anhang handelt – ohne dass manuell sortiert oder verschoben werden muss. Ideal für alle Unternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen – spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen durchgängigen digitalen Arbeitsfluss. Fragen Sie jetzt bei uns an!  

Mit dieser Lösung lassen sich digitale Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format ganz einfach automatisiert verarbeiten. Unterstützt werden aktuell die Formate XRechnung (UBL und CII, Version 3.0.2) sowie ZUGFeRD 2.3.2 / Factur-X 1.07.2. ​ Ihre Vorteile mit der automatischen Verarbeitung: Die Rechnungsinhalte werden automatisch ausgelesen und strukturiert im System abgelegt – ganz ohne manuelles Eingreifen. Dazu gehören unter anderem: Rechnungssteller und-empfänger Rechnungsnummer und-datum Brutto- und Nettobeträge Mehrwertsteuersatz und-betrag Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum Währung sowie die einzelnen Rechnungspositionen Mit PDF-Vorschau Falls keine PDF-Vorschau in der E-Rechnung enthalten ist, wird automatisch eine PDF mit den wichtigsten Rechnungsdaten erstellt, um die Prüfung zu erleichtern. Bei ZUGFeRD-Rechnungen – also PDF-Dateien mit eingebetteter XML – wird die XML genauso verarbeitet wie bei einer klassischen XRechnung. Diese Lösung nimmt Ihnen die manuelle Erfassung komplett ab und sorgt für eine sichere, nachvollziehbare und digitale Rechnungsverarbeitung – inklusive Vorschau und Prüfoption. Fragen Sie jetzt bei uns an!  

M-Files Aino: Ihr intelligenter KI-Assistent für effizientes Dokumentenmanagement Mit M-Files Aino bringen Sie künstliche Intelligenz direkt in Ihr Dokumentenmanagementsystem. Aino unterstützt Sie dabei, Informationen schneller zu finden, Prozesse zu automatisieren und die Datenqualität zu verbessern – alles unter Einhaltung höchster Sicherheits- und Compliance-Standards.​ Ihre Vorteile mit M-Files Aino: Schnelle Informationsbeschaffung: Aino beantwortet komplexe Fragen, indem es relevante Daten durchsucht und präzise Antworten liefert. Automatisierte Dokumentenklassifizierung: Reduzieren Sie manuellen Aufwand durch automatische Zuordnung und Organisation Ihrer Dokumente. Sichere Datenverarbeitung: Dank automatisierter Berechtigungen stellt Aino sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Informationen haben. Intuitive Benutzerführung: Interagieren Sie mit Aino in natürlicher Sprache und erhalten Sie nachvollziehbare Ergebnisse mit direkten Quellenangaben. Anwendungsbeispiele aus der Praxis: Dokumente schnell verstehen: Lassen Sie sich komplexe Dokumente automatisch zusammenfassen und erfassen Sie auf einen Blick die wichtigsten Inhalte. Antworten aus allen Dokumenten: Sie haben eine konkrete Frage, aber keinen Überblick über die vorhandenen Informationen? Aino durchsucht alle relevanten Dokumente und liefert Ihnen eine präzise Antwort – unabhängig von Sprache oder Format. Gezielte Informationsabfrage: Beschränken Sie Ihre Suche auf bestimmte Dokumente oder Themenbereiche, um noch genauere Ergebnisse zu erzielen – ideal z. B. bei Projektanalysen oder Audits. Transparente Nachvollziehbarkeit: Zu jeder Antwort liefert Aino direkt die Quellenlinks mit, damit Sie die Informationen schnell verifizieren und weiterverarbeiten können. Themen im Dialog vertiefen: Aino merkt sich vorherige Fragen und ermöglicht es Ihnen, ein Thema über mehrere Schritte hinweg im Gespräch zu bearbeiten – strukturiert, nachvollziehbar, effizient. Rechnen und planen mit Aino: Von einfachen Kalkulationen bis zur Terminplanung – Aino unterstützt Sie bei Rechen- und Kalenderoperationen direkt im Arbeitskontext. Metadaten automatisch erfassen: Sparen Sie Zeit beim Einpflegen von Informationen – Aino erkennt relevante Metadaten und trägt sie automatisiert ins System ein. Metadatenquellen nachvollziehen: Bei Bedarf zeigt Aino Ihnen, auf welchen Grundlagen Metadaten vergeben wurden – für mehr Transparenz und Vertrauen.Erleben Sie, wie M-Files Aino Ihre tägliche Arbeit erleichtert und Ihr Dokumentenmanagement auf das nächste Level hebt.Fragen Sie jetzt bei uns an!